Yrityksen osoitteenmuutos ei valmistu siihen, että tavarat ovat uudessa toimitilassa. Asiakkaiden on löydettävä perille, laskujen oikeaan paikkaan ja toimitusten uudelle vastaanottajalle. Nimeä osoitetietojen päivittämiselle vastuuhenkilö ja pidä yhteistä listaa siitä, missä uusi tieto on jo käytössä.
Aloita oikeista osoitteista ja muuttopäivästä
Erota käyntiosoite, postiosoite ja laskutusosoite toisistaan. Ne voivat muuttua eri tavoin: esimerkiksi tavarantoimituksen osoite ja verkkolaskun tiedot eivät tarkoita samaa asiaa. Kirjaa myös päivämäärä, josta alkaen asiakkaita tai lähetyksiä voidaan vastaanottaa uudessa paikassa.
Jos yrityksellä on useita toimipisteitä, merkitse listaan, mitä toimipistettä muutos koskee. Varmista osoitteen kirjoitusasu, postinumero, kerros ja mahdolliset saapumisohjeet ennen ilmoitusten tekemistä. Näin eri kanaviin ei lähde keskenään ristiriitaisia versioita.
Tarkista YTJ:n osoite- ja yhteystiedot
Yrityksen rekisteritietojen muutokseen käytetään YTJ:n osoite- ja yhteystietojen ilmoitusohjetta. Pelkkä osoitteenmuutos YTJ-palvelussa on maksuton. Posti- ja käyntiosoite käsitellään omina tietoinaan, ja ilmoitukselle tarvitaan asianmukainen tekijä tai valtuutus.
Huomaa, että YTJ:hin ilmoitetut yrityksen osoite- ja yhteystiedot ovat julkisia. Tarkista palvelun ajantasainen ohje ennen lähettämistä. Jos samalla muuttuvat muutkin rekisteritiedot, selvitä niiden ilmoittaminen erikseen. Osoitteen päivittämistä ei pidä sekoittaa esimerkiksi yhtiön kotipaikan muuttamiseen.
Hoida Postin muutos ja varmista tavaratoimitukset
Tee yrityksen postijärjestelyt Postin yritysasiakkaan osoitteenmuutosohjeen mukaan. Jos toimit kotiosoitteestasi, henkilökohtainen muuttoilmoitus ei yksin päivitä yrityksen tietoja Postille. Postin mukaan yrityksen osoitteenmuutos ei ohjaa pakettilähetyksiä.
Ilmoita siis uusi toimitusosoite suoraan tavarantoimittajille ja kuljetuskumppaneille. Selvitä erikseen lehtitilausten ja muiden jakelijoiden käytännöt. Tarkista mahdollisen edelleenlähetyspalvelun sisältö ja kesto sen sijaan, että olettaisit kaikkien lähetysten seuraavan automaattisesti perässä.
Päivitä laskutus, sopimukset ja asiakkaiden näkemät tiedot
Käy lista läpi yhdessä taloushallinnon ja asiakaspalvelun kanssa. Jokaisen kohdan viereen kannattaa merkitä tekijä, tehty muutos ja tarkistuspäivä. Yrityksen toimiala ratkaisee, mitä muita lupia tai palveluita on tarkistettava.
- Pankki, vakuutusyhtiö, kirjanpitäjä ja laskutusjärjestelmän osoitetiedot.
- Asiakas- ja toimittajarekisterit, tilauspohjat, tarjoukset sekä sopimusten yhteystiedot.
- Verkkosivujen yhteystiedot, alatunniste, lomakkeet ja sähköpostiallekirjoitukset.
- Google-yritysprofiili, karttapalvelut ja yrityksen käyttämät toimialahakemistot.
- Puhelin-, verkko-, huolto- ja muut toimitilaan liittyvät sopimukset.
Verkkolaskuosoite tai välittäjätunnus ei välttämättä muutu toimitilan mukana. Varmista oikeat tiedot taloushallinnosta ennen kuin ilmoitat asiakkaille muutoksesta. Päivitä samalla saapumis- ja pysäköintiohjeet silloin, kun asiakkaat käyvät tiloissa.
Tarkista lopputulos ja sovita työ yritysmuuttoon
Tee lopuksi asiakkaan näkökulmasta kierros: löytyykö uusi osoite verkkosivulta ja kartalta, kertovatko tilausvahvistukset saman tiedon ja tietävätkö tavarantoimittajat oikean vastaanottopaikan? Säilytä vahvistukset tehdyistä ilmoituksista ja korjaa listalle jääneet vanhat tiedot.
Osoitetietojen päivitys on yksi osa yritysmuuton valmistelua. Muuttokarhut auttaa toimitilojen muutossa erikseen sovitun suunnitelman mukaan. Pyydä tarjous yritysmuutosta ja kerro kohteet, ajankohta sekä tavaramäärä. Yrityksen rekisteri- ja sopimustietojen päivittämiselle on silti hyvä nimetä oma vastuuhenkilö.